BİLİŞİM PROJESİ PROJE NASIL YÖNETİLİR ?
Bu yazımda; proje nedir, proje yönetimi nasıl yapılır, problemleri nasıl tanılandırmamız gerekir, problemleri analiz etme gibi konulara değineceğiz. Proje yazmak için ilk olarak bu konuları benimsememiz lazım ki hedeflediğimiz sonuca ve özgünlüğe rahatlıkla ulaşabilen girişimler elde edebilelim.
Peki proje nedir ? :
Proje için bir çok tanım bulabiliriz ama en sade biçimde ifade edersek proje, farklı veya benzersiz bir ürün, hizmet yada sistem oluşturma amacı olan, bu amaca ulaşmak için ölçülebilir hedefleri olan, belli bir başlangıç ve bitiş noktası olan ve sınırlı kaynaklar kullanmayı gerektiren geçici olarak organize edilmiş faaliyetler bütünüdür.
Projeyi neden yapıyorsunuz: Herkesin kafasında dönüp dolaşan bir fikir vardır kimileri bunları hayata geçirir kimilerinde ise silinir gider. Peki o projeyi neyi elde etmek için düşündünüz. Burada proje kapsamını biraz daraltabiliriz. Siz bu projeyi başarmak için mi yapıyorsunuz, öğrenmek için mi yoksa bir zorunluluktan (örneğin alt yapı yetersizliliği) dolayımı. Eğer siz projenizi doğru konuma getirirseniz problemleri çözme yetiniz artacak ve doğru kaynaklara yönelerek detaylı araştırma yapabileceksiniz.
Problemlerinizi tanıyın tanımlayın: Bir hedefe ulaşmak için kaynakları optimal şekilde kullanma çabalarınızı ve bu çabalar sonucu ortaya çıkan birden fazla alternatifin en uygununu seçme gereği ortaya çıkar. Bundan dolayı planlama, projede kullanılıcak temel yönetim fonksiyonlarındandır. Bulunduğunuz durum ve hedeflenen durumu iyi analiz etmeniz gerekmektedir.
Planlama, amaçları belirleme, bu amaçları gerçekleştirmek için çeşitli seçenekleri araştırma, geliştirme, değerlendirme ve en uygununu seçme sürecidir. Geleceğe yöneliktir ve geleceğin tahmin edilmesi istenir. Aslında plan belli bir zaman diliminde, belirli kaynaklar kullanarak ve birbirinden bağımsız bir şekilde gerçekleşmiş proje kümesidir diyebiliriz.
Problemi tanımlayın, özgünlüğünüzün ve verimliliğininiz üretken şekilde devam edebilmesi ve yaratıcılığınızın ön plana çıkmasını sağlayacak temel fonksiyonlardandır. Bu fonksiyon için bazı açılımları aşağıda inceleyelim.
TEMEL ARAŞTIRMA: Temel araştırma, görünürde herhangi bir özel uygulaması veya kullanımı bulunmayan ve öncelikle olgu ve gözlemlenebilir gerçeklerin temellerine ait yeni bilgiler edinmek için yürütülen deneysel veya teorik çalışmalardır. Sonuçları genellikle satılmaz, bilimsel dergilerde yayımlanır veya ilgilenen meslektaşlara dağıtılır. Temel araştırmada bilim insanları kendi hedeflerini belirlemede kısmen özgürdür. Genellikle yükseköğretim sektöründe, belli bir ölçüde devlet sektöründe yapılır.
UYGULAMALI ARAŞTIRMA: Uygulamalı araştırma da özgün bilgi üretmeye yöneliktir. Ana hedef olarak doğrudan özgün ve pratik bir amaç içerir. Uygulamalı araştırma, ya temel araştırma bulgularının olası kullanımlarını ya da belirli ve önceden tanımlanmış hedeflere ulaşmanın yeni yöntem veya yollarını belirlemek için yürütülür. Uygulamalı araştırma fikirlere işlevsel bir biçim verir. Bundan elde edilen bilgi çoğunlukla patent altına alınır ancak gizli de tutulabilir.
DENEYSEL GELİŞTİRME: Araştırma veya pratik deneyimden edinilmiş ve mevcut bilgiden yaralanarak yeni malzemeler, yeni ürünler ya da cihazlar üretmeye; yeni süreçler, sistemler hizmetler oluşturmaya veya halen üretilmiş veya oluşturulmuş olanları büyük ölçüde iyileştirmeye yönelik sistemli çalışmalardır.
Daha iyi anlamanız için hepsinden birer örnek verebiliriz.
Temel Araştırma: Elektron bandının yapısı hakkında bilgi edinmek üzere bir kristalin elektromanyetik radyasyonu soğrumasının incelenmesi.
Uygulamalı Araştırma: Radyasyon saptamasının (duyarlılık, hız vb.gibi) belirli özelliklerini elde etmek için, bu malzemenin (örneğin sıcaklık, safsızlık, yoğunluk vb. gibi) değişik koşullar altındaki elektromanyetik radyasyon emiliminin incelenmesi.
Deneysel Geliştirme: Mevcut radyasyon detektörlerinden daha iyilerini elde etmek için bu malzemeleri kullanarak bir cihazın hazırlanması.
Genel olarak problem tanımlamada kullandığımız Ar-Ge elemanlarını anlattık şimdi bu örnekte ise ayrımları daha akıllıca gerçekleştirebiliriz: Tıp alanında, ölümün nedenlerini araştıran rutin otopsi, tıbbi hizmetlerin bir parçasıdır ve Ar-Ge değildir; belirli bir kanser tedavi yönteminin yan etkilerinin gözlemlenmesi amacıyla cesetlerin özel olarak incelenmesi ise Ar-Ge kabul edilir. Benzer şekilde, doktorlar için yapılan rutin kan testleri veya bakteriyolojik testler vb. testler Ar-Ge değildir, ancak diğer yandan, yeni bir ilacın uygulanmasına ilişkin kan testlerinden oluşan özel bir program Ar-Ge olarak kabul edilebilir.
Proje hedeflerinizi belirleyin. Elbette herkesi kafasında belirli hedeflere vardır fakat bu hedefleri tanımlarken bir kategoriye yerleştirmek daha faydalı olur. Kendinize özgü, Ölçülebilir ve Tutarlı olun Somut faydalar üretin ve Zaman sınırınızı belirleyin. Bunlar sizi belirli bir zaman ve bütçe çerçevesinde, belirli bir amaca ulaşmayı sağlayacaktır.
Problem Analizi: Son olarak proje analiz yapıp herhangi bir sorun varmı belirlememiz lazım. Hedefe ulaşmamızı engelleyen faktörleri ortaya çıkaramazsak ilerleme kaydedemeyiz. Sebep-Sonuç ilişkilerinizi saptayın ki böylece sadece problemlerin değil fırsatları ve sınırlarınızıda göreceksiniz.
Başlıca adımlar ise şunlardır;
1. Hedefe erişimini etkileyen bir veya iki ana problem belirle.
2. Ana problemlerle ilgili alt problemleri/kısıtları belirle.
3. Sebep - sonuç ilişkilerini belirle.
4. Mantığı kontrol et.
5. Problem ağacı diyagramını taslak olarak oluştur.
Problem ağacı diyagramını inceleyin. Burada yapılan sebep-sonuç ilişkilerini ve nasıl iyileştirildiğini görüyorsunuz. Böylece problemler olumlu kazanımlara çevriliyor. Son olarak bu safhaya kadar geldiğimiz noktada kişilerin başarısızlığın en çok olduğu maddeleri sıralayıp bitirelim. Sağlıcakla Kalın...
1.Kötü tanımlanan hedefler ve ihtiyaçlar.
2.Yetersiz ve etkisiz planlama.
3.Yetersiz ya da eksik proje yönetimi.
4.Proje Yöneticisinin yetersizliği.
Tabi bir çok başarısızlıkla karşılaşabiliriz fakat en kritik virajlarınızı iyi alırsanız, hedeflediğiniz noktaya o kadar kolay varırsınız.
Planlar hiçbir şeydir, planlama her şeydir. Planlamayı başaramıyorsanız, başarısızlığı planlıyorsunuz demektir.
Dwight Eisenhower